Operations & Office Hero bij Spotable

Over de rol

Spotable schaalt snel. Verkoop sluit deals, tech bouwt features, partners willen aansluiten, en aannemers hebben onboarding nodig. Tegelijkertijd moet er gefactureerd worden, moeten evenementen georganiseerd worden, en moet het kantoor blijven draaien.

We zoeken een Operations & Office Hero die ervoor zorgt dat de machine soepel blijft lopen.

Jij verbindt de punten, vangt chaos op en bouwt systemen die schalen. Als er iets moet gebeuren, pak je het op of zorg je dat het bij de juiste eigenaar terechtkomt.

Wat je doet

Executive & Sales Support (30%)

• Ondersteun oprichters en verkoopteam met planning, follow-ups en voorsteldocumenten
• Houd CRM-data up-to-date en overzichtelijk
• Bereid simpele documenten voor: opmaak offertes, info-aanvragen
• Coördineer reizen en accommodatie voor evenementen en groeireizen

Office & Facilities (25%)

• Zorg dat ons kantoor in Wintercircus soepel draait
• Beheer leverancierscontacten, badges, leveringen, vergaderzalen
• Onderhoud kantoorbenodigdheden en zorg voor een prettige werkomgeving

HR & Onboarding (20%)

• Onboard nieuwe teamleden: papierwerk, badges, laptops, accounts
• Coördineer met HR voor administratieve processen
• Zorg dat nieuwe collega's zich direct welkom voelen

Finance & Admin (15%)

• Assisteer Finance met facturen, inkooporders en uitgavenbeheer
• Zorg voor correcte documentatie en archivering
• Verwerk inkomende vragen snel naar de juiste persoon

Tools & Systems (10%)

• Onderhoud interne tools: Notion, HubSpot, Monday, Dropbox, Google Workspace
• Organiseer partner- en klantinformatie zodat niets verloren gaat
• Pak microprojecten op die anders blijven liggen

Wie je bent

Eigenschappen

• Organisatietalent — je maakt mensen effectiever door structuur te creëren
• Proactief — je lost problemen op voordat iemand het vraagt
• Vindingrijk — je zoekt dingen zelf uit, zelfs zonder instructies
• Veelzijdig — je houdt van afwisseling en verschillende taken
• Helder communicator — je volgt op zonder vervelend te zijn
• Ondersteunend — je bent trots dat jouw werk anderen laat schitteren

Ervaring

• Ervaring met administratieve of operationele rollen (1-3 jaar)
• Comfortabel met basis softwaretools (Google Workspace, CRM, Slack)
• Snel in het leren van nieuwe tools
• Geen schrik van rommelige situaties — je ruimt ze op

Nice-to-haves

• Ervaring in een scale-up of snelgroeiende omgeving
• Kennis van HubSpot of vergelijkbaar CRM
• Basiskennis van Canva voor simpele documenten
• Ervaring met evenementenorganisatie

Tools die je gebruikt

• Communicatie: Google Workspace, Slack
• CRM & Projecten: HubSpot, Monday, Notion
• Documentatie: Dropbox, Google Drive
• Finance: Basisfactuurtools, uitgavenbeheer
• Design: Canva (voor simpele materialen)
• Reizen: Booking & evenemententools

Je hoeft geen expert te zijn — alleen comfortabel en leergierig.

Waarom deze rol belangrijk is

Elk groeiend bedrijf heeft een moment waarop chaos duur wordt. Het verschil tussen schalen en instorten? Operations.

Jouw impact:

• Verkopers kunnen focussen op deals sluiten, niet op administratie
• Tech bouwt zonder onderbreking voor onboarding of invoices
• Partners krijgen snelle antwoorden en voelen zich ondersteund
• Nieuwe teamleden starten direct productief

Jij bent de persoon waar iedereen zich afvraagt: "Hoe hebben we ooit zonder geleefd?"

Over Spotable

• Product: AI-platform voor dak- en gevelmetingen + offertes
• Groei: 100+ bedrijven in België, Nederland, Frankrijk — nu expanding
• Team: ~15 mensen, mix van bouw-, tech- en salesexperts
• Kantoor: Wintercircus, Gent
• Cultuur: Snelheid, ambitie en pragmatisme

Solliciteren

Stuur je CV of LinkedIn naar sebastien@spotable.com

Vertel ons kort:

• Waarom je teams beter laat functioneren
• Een concreet voorbeeld van hoe je chaos hebt opgeruimd
• Wat je aanspreekt in deze rol

We reageren binnen 3 werkdagen. Als het matcht, handelen we snel.

‍